Software Fortis para manejo de documentos empresariales.
Producto: Fortis
Fabricante: Westbrook
Categoría: Manejo de documentos y archivos, Eliminación de papel, Ciclo de autorización
Usos: Escaneo de millares de documentos, organización automatizada de los mismos, enlace de documentos relacionados, visor de muchos tipos de archivos, incluso de audio, video, cad, gráficos, etc.
¿Para qué sirve?
Sirve para poder manejar de una manera sencilla miles de documentos, de cualquier tipo y origen, sirve principalmente a empresas e instituciones agobiadas por el uso de papel. Con esta herramienta pueden escanearse (utilizando diversos tipos de escáneres de varios fabricantes) muchos documentos y que el sistema que tiene un OCR integrado pueda organizarlos utilizando ciertos criterios sin intervención del usuario, utilizando por ejemplo, la posición en la que se encuentra el número de acta, o el número de factura, o el número de pedido, etc. El software puede "leer" ese dato y almacenar organizadamente el documento para que después pueda ser consultado de una forma ordenada rápida y precisa, así como archivado, y relacionado con documentos de su misma naturaleza.
¿Quién debería comprar esta licencia?
Empresas e instituciones de diversas industrias como aseguradoras, instituciones financieras, registros civiles, instituciones gubernamentales, empresas de todos los giros que manejen mucha documentación, instituciones de salud, instituciones dedicadas a la difusión de información y comunicaciones, instituciones dedicadas al área legal, etc.
Westbrook Technologies es una empresa norteramericana que provee soluciones para miles de usuarios en más de 50 países. Fortis es el producto principal de la Suite y tiene diversos módulos para permitir el manejo eficiente de los documentos de la empresa.
Westbrook Fortis permite escanear, capturar, Ordenar (indexar) guardar y recuperar toda la información crítica de la empresa desde cualquier parte de forma segura e instantánea.
Fortis es una Suite de productos que permiten diferentes actividades al usuario para poder administrar sus documentos.
Su principles funcionalidades son:
Hacer el escaneo de miles de documentos (a través de casi todos los escáneres que se encuentran en el mercado)
Poder organizar de manera lógica todos sus documentos escaneados en su base de datos.
Permite acrecentar la funcionalidad de los escáneres tradicionales permitiendo por ejemplo, hacer cortes de página en base a determinados criterios, por ejemplo, podemos indicarle que corte el papel a un tamaño, o después de cierta información, ya que algunos escáneres actualmente que cuentan con bandejas de alimentación automáticas no hacen el corte de las hojas.
A través de su OCR puede reconocer los documentos y ordenarlos de manera lógica.
Al hacer este acomodo lógico, en un proceso por ejemplo, si sabemos que tenemos un pedido, una remisión, una factura, una hoja de números de serie, una hoja de entrega al cliente y un cheque escaneado, podemos hacer que desde la pantalla a través de su navegador, Fortis nos lleve a cada uno de los documentos relacionados con una transacción específica.
El sistema es capaz de conectarse a otros orígenes de datos, y por ejemplo, si ya escaneamos facturas de papel, y queremos que en la pantalla de Fortis nos muestre, además del documento escaneado, otras cosas que tenemos y capturadas en una base de datos, podemos agregar a la pantalla de Fortis esta información para que cuando el usuario vea el documento escaneado en su pantalla, también le aparezcan datos relevantes que ya tenemos capturados, por ejemplo: Si estamos escaneando pedidos, y tenemos ya una base de datos de esos pedidos, pero necesitamos que el operador pueda ver en pantalla el pedido y todos los datos del cliente, entonces Fortis puede conectarse a nuestra base de datos (compatible con sistemas SQL y Oracle) y traer los datos que requerimos.
Permite interrelacionar documentos, por ejemplo, si se tienen diversos papeles en un proceso una cotización, un contrato, una póliza, un comprobante, etc. que estén relacionados entre sí Fortis guarda estas relaciones para que sea lógico y fácil para todos los usuarios encontrar todos estos documentos.
Permite crear un sistema de autorizaciones basado en documentos de papel escaneado, evitando que los papeles deban moverse a todas las áreas involucradas o bien permitiendo salvar toneladas de papel de copias de los mismos documentos.
Permite integrar a los expedientes documentos de diversa procedencia, y hechos en distintos sistemas (puede leer más de 250 tipos de archivos diferentes (doc, jpeg, gif, tiff, dwg, etc.) sin que el usuario tenga la aplicación original cargada en su equipo, permitiendo por ejemplo que si un usuario necesita ver un plano de Autocad que se encuentra en el sistema, pueda hacerlo sin tener la aplicación cargada en su computadora.
Permite la integración con bases de datos existentes, incluso la empresa tiene ya casos de éxito en distintos ERP, CRM, y sistemas empresariales de base de datos.
Permite su integración con sistemas de correo como Exchange para poder integrar correos electrónicos a los expedientes de manera fácil y práctica.
El sistema permite además compartir información con los usuarios de Fortis, pero permite además compartirlos a través de internet a través de un servidor propietario.
Fortis es una solución de clase mundial, probada en compañías de todos tipos, con alta seguridad.
Fortis es una solución que tiene un alto valor en retorno de la inversión, ya que por una parte permite eliminar toneladas de papel de sus procesos, eliminando copias de documentos, las cuales ya no son necesarias, ya que los usuarios tienen todos los documentos en su pantalla.
Plataforma: Windows
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